A munka 2015 október 15- december 3. között zajlott, kéthetente, összesen 4 alkalommal találkoztunk.
Kiváltója 2015. október 2.-i levelem, mely felbolygatta a kedélyeket, egyeseket kétségbe ejtett, másokat vállalásokra ösztönzött, de mindenkit arra indított, gondoljuk újra működésünket.
A folyamat vezetésére Farkashegyi Andit (https://www.lianco-ateidod.hu/) kértem fel.
Első alkalommal szép számmal összegyűltünk, ekkor megpróbáltuk anyaközpontunk célját megfogalmazni és a benne akítvan tevékenykedők szerepeit elkülöníteni, meghatározni. Erre jutottunk:
- Kapitány: Meghatározza az Anyahajó arculatát, operatív vezető
- Tiszt: Koordinál a csapatok és a kapitány között, biztosítja, hogy a feladatok elvégzése megtörténjen
- Felelős: Rendszeresen, aktívan feladatot vállal az Anyahajó működése kapcsán
- Matróz: Segíti a felelős munkáját
- Oszlopos tag: Valaha aktív és felelős önkéntes volt, aki most háttérben van, véleményére, tanácsaira adunk, folyó ügyekben felelőssége nincs
- Egyéb szerepkörök:
- Coach: szakértőként támogatja a vezetőket és a meghatározó tagokból álló csapatot a stratégiaalkotás és a szervezeti kérdések tekintetében (ad-hoc jelleg, felkérés alapján)
- Támogató: biztosít bizonyos feltételeket az AH működése kapcsán
A jelen lévők magukba néztek és eldöntötték, hogy az adott pillanatban milyen szerepben látják magukat.
Ezt követően Andi és én egy külön pármunkában összeszedtük és táblázatba rendeztük az Anyahajóban zajló tevékenységeket. A következő 2 csoportos találkozón ezeket kategóriákba rendeztük, és elkezdtük végigvenni, hogy egy adott tevékenység esetén milyen feladata/hatásköre van az egyes szerepkörök tagjainak.
Az eddigi munkáról egy ppt összefoglaló készült, mely tartalmazza a fentieket.
A tevékenységlista alapján a szervezői megbeszélésekhez Edina egy folyamatosan használható táblázatot készített, mely segítségével nyomon követhetők a folyó és a lezárt ügyek, a folyamatok és a felelősök. Ezt azóta is sikerrel használjuk. A táblázat lehetővé teszi, hogy a megbeszélések levezetése kikerüljön a kapitányi feladatok közül. Elhatározás született, hogy ezentúl az ilyen megbeszéléseket felváltva fogja néhány vállalkozó vezetni. (Ezt az elhatározást tett még nem követte.)
A következő, utolsó lépés az lett volna, hogy az így konkrétan körvonalazott feladatok mellé a hozzá rendelt szerepköröket vállaló önkéntesek csatlakoznak, így a munka automatikusan elosztódik.
Sajnos a kezdeti tenni akarást és érdeklődést nem követte folyamatos részvétel, így az utolsó coaching alkalomra nagyon kevesen maradtunk. Ezért a fenti vállalás-tétel helyett csak azon tudtunk lamentálni, hogyan lehet ilyen körülmények között bármit is tervezni.
Kijelöltük legfontosabb és legsürgősebb feladatainkat: az új évet kommunikációnk újratervezésével és önfenntartásunk megalapozásával fogjuk kezdeni. Nyilvánosságra hozzuk a betöltésre váró feladatok listáját. Készítek egy szívhezszóló összefoglalót a történtekről, melyben (megint) hangsúlyozom: konkrét vállalásokra van szükség.
Íme, ez volna az.